Überbuchte Hotels, Wettereinbrüche, Pilotenstreiks: Auf seinen Dienstreisen hat Professor Dr. Andreas Wilbers so ziemlich alles erlebt, was es gibt. Einmal saß er sogar mit seinem Kollegen acht Stunden lang auf den Klappsitzen, die eigentlich nur für die Flugbegleiter gedacht sind, weil das Flugzeug überbucht war. Trotz dieser Störfälle oder vielleicht auch gerade wegen ihnen beschäftigt sich Wilbers auch beruflich mit Dienstreisen. Er lehrt Betriebswirtschaft und „Business Travel Management“ im Fachbereich Touristik der Hochschule Worms, und er weiß, er ist mit seinen Problemen nicht allein.

Verzögerungen verursachen den meisten Stress auf Geschäftsreisen

Laut einer Umfrage des Deutschen Reiseverbandes (DRV) von2014 empfindet ein Viertel von 200 befragten Fach- und Führungskräften den Stresslevel ihrer Dienstreisen als hoch. „Ein großer Stressfaktor ist es auch, wenn die Verkehrsmittel unpünktlich sind, wenn man umsteigen muss“, meint Wilbers. Er plant Puffer ein, stand aber trotzdem neulich wegen eines verpassten Anschlusses eine Stunde lang am Bahnhof in Mannheim. „Dann gehen Sie dorthin, wo die Geschäfte sind, oder trinken einen Kaffee in der Lounge. Am Ende vergeuden Sie aber nur Zeit“, ärgert sich Wilbers. Stressig können auch Langstreckenflüge in der „Holzklasse“ sein. Wenn Hochschulmanager oder Professoren nach einem zehnstündigen Flug in der Economy Class einen Vortrag halten müssen, sehen sie oft zerknautscht und müde aus – anders als mancher Geschäftsreisende, dem von seiner Firma Beinfreiheit und Schlaf gegönnt werden, damit er beim Meeting fit ist.

Doch wer auf Kosten der öffentlichen Hand reist, ist dem Reisekostengesetz der Länder oder des Bundes unterworfen, schließlich handelt es sich um Steuergelder. Das heißt: 2. Klasse in der Bahn und Economy Class beim Flug. Wer in der Business-Class reisen will, muss das gut begründen, sagt Angelika Knieling, Leiterin der Reisekostenabteilung der Universität zu Köln. 1400 Abrechnungen bearbeitet sie im Jahr für Flüge, Bahn und PKW. Ungefähr elf Millionen Euro kostet diese Mobilität. Rund 80 Prozent der Reisen werden aus Drittmitteln über die Deutsche Forschungsgemeinschaft, EU-Projekte, das Bundesforschungsministerium oder Stiftungen finanziert. 

Und wie kann nun verhindert werden, dass Mobilität zuviel Nerven kostet? Wilbers empfiehlt die Zusammenarbeit mit Geschäftsreisebüros bei Langstreckenflügen. „Das bewährt sich, wenn Probleme auftauchen“, sagt er und berichtet, wie ihm ein Reisebüro half, als ihn einmal in Skandinavien ein Wintereinbruch überraschte und sein Flug am Abend ausfiel. Nach dem Anruf bei der 24-Stunden-Hotline des Geschäftsreisebüros wurden für ihn ein Hotel und eine Flug-Alternative am nächsten Morgen gebucht: „Das hat alles wunderbar geklappt“, sagt er. Auch wenn der Zweck einer Reise früher erfüllt werde oder man einen Tag verlängern müsse, sei es praktisch, wenn dies für einen arrangiert werde. Geschieht Unvorhergesehenes, wie Streiks, politische Unruhen oder Unwetter, so werden die Reisenden informiert und gefragt, ob der Flug storniert oder noch umgebucht werden soll. Wer seinen Flug jedoch selber online bucht, muss sich in solchen Situationen alleine durchwursteln.

Wichtig ist auch die Wahl des Hotels. Wilbers will keine langen Anfahrten zum Tagungsort oder Low-Budget-Zimmer mit dem Flair einer Gefängniszelle. In der DRV-Umfrage beschwerten sich immerhin 55 Prozent der Führungskräfte über lange Anfahrten durch schlecht gewählte Unterkünfte. Allerdings gibt es bei der öffentlichen Hand Kostenlimits: In Kleinstädten werden im Schnitt 50 Euro erstattet, in einer Großstadt rund 80 Euro. Eine Ausnahme sei, wenn ein Tagungshotel angeboten werde, meint Reisekosten-Expertin Knieling. Dann würden auch höhere Kosten gebilligt.

Dienstreisen strapazieren nicht nur das Nervenkostüm der Beteiligten, sondern gehen auch auf Kosten der Umwelt. Zwar räumen die vom DRV befragten Fach- und Führungskräfte diesem Thema derzeit den niedrigsten Stellenwert ein. Dennoch rechnen 84 Prozent damit, dass es in den nächsten Jahren bedeutsamer wird. Ein Vorreiter ist hier die Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde (HNEE). Kurzstreckenflüge sind verpönt und der Ökostrom der Bahn wird favorisiert. „Muss einer unserer Wissenschaftler nach China, dann schicken wir ihn aber nicht auf den Landweg“, sagt die Referentin für Nachhaltigkeit, Kerstin Kräusche. Die HNEE macht ihre CO2-Ausstöße wett, indem sie in ein klimafreundliches Projekt investiert. Diese „Kompensation“ empfiehlt sie auch anderen Hochschulen (siehe Kasten).

Auf den Klappsitzen in der Nähe der Küche sei der Langstreckenflug übrigens gar nicht so übel gewesen, meint Wilbers. „Die Flugbegleiter haben sich sehr gut um uns gekümmert. Und dann hat das schon wieder gepasst.“