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Wie mit der Verwaltung kooperieren?

„Auf die Forschung in meinem kürzlich eingeworbenen Drittmittelprojekt freue ich mich. Ich frage mich nur, wie ich die Projektadministration (Finanzen und Personal) bewerkstelligen soll, zumal ich bisher keine Erfahrung mit der Uni-Verwaltung sammeln konnte“, fragt ein Postdoc aus der Geschichtswissenschaft.

Dieser Artikel ist im DUZ Magazin für Wissenschaft und Gesellschaft in der Rubrik "Unter 4 Augen" erschienen und Teil der Online-Reihe "Ratgeber" auf DUZ Wissenschaftskarriere.

Tatsächlich begegnen sich hier zwei Welten, Wissenschaft und Verwaltung bedienen verschiedene Logiken. Während in der Wissenschaft „das geregelte Chaos“ herrscht, so der ehemalige langjährige Präsident des Deutschen Hochschulverbandes Prof. Dr. Hartmut Schiedermair (zitiert nach J. Horst), muss die Verwaltung gesetzliche Vorgaben und administrative Abläufe berücksichtigen. Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler stellen die Freiheit in Forschung und Lehre in den Vordergrund und sind vor allem den Standards ihrer jeweiligen Fachdisziplinen verpflichtet, bürokratische Vorgaben empfinden viele als Hindernis.

Erkunden Sie zunächst die hochschul- und fachbereichsinterne Praxis anhand von Richtlinien und Best-Practice-Modellen von Kolleginnen und Kollegen. Wer ist für was in der Verwaltung und in Ihren Projekten zuständig? Was ist Chefsache, an wen können und dürfen Sie Teile der Verwaltungsarbeit delegieren, wie verfahren, wenn Sie nicht vor Ort sind? Wie gestalten Sie das Controlling? Planen Sie angemessene Zeitfenster dafür ein. Setzen Sie sich Meilensteine für zeitintensive Aufgaben (Bericht, Nachfolgeantrag).

Vor allem aber bauen Sie den persönlichen Kontakt zu den zuständigen Personen (Leitung und Sachbearbeitern) in der Personal- und Finanzverwaltung gleich zu Beginn auf, nicht erst bei Nachfragen oder Konflikten. Pflegen Sie diese Kontakte durch wertschätzende Kommunikation.

Versuchen Sie, sich in deren Rolle und Aufgaben hineinzuversetzen, fragen Sie nach Vorschlägen, machen Sie jedoch auch den Hintergrund Ihrer vielleicht konträren Sichtweise deutlich. Äußern Sie den Wunsch, miteinander im Sinne der gemeinsamen Sache Lösungen zu finden.

So nutzen Sie das neue Lernfeld zur Optimierung im Prozess, zur Profilierung als Führungskraft oder um Ihre zeitlichen und geistigen Ressourcen gut dosiert einzusetzen. Sie haben den Forschungsantrag erfolgreich gestellt und damit schon gezeigt, dass Sie passfähig sind im Hinblick auf die Antrags- und Verwaltungslogiken von Drittmittelgebern – weiter so!

Gunta Saul ist Soziologin, Individualpsychologische Beraterin und Coach (anerkannt durch die Deutsche Gesellschaft für Individualpsychologie, DGIP). Sie ist Mitbegründerin des Coachingnetzes Wissenschaft, das Partner der DUZ ist.


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