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Telearbeit: Fluch oder Segen?

Jeder zweite Deutsche würde lieber von zu Hause aus arbeiten als im Büro, wenn er das Angebot hätte. Trotzdem sinkt in Deutschland der Anteil derjenigen, die manchmal oder hauptsächlich in Telearbeit tätig sind. Das liegt nicht nur an der ausgeprägten Präsenzkultur in der Bundesrepublik. Eine Analyse und ein Beispiel aus der Wissenschaft.

Technische Entwicklungen machen es möglich: Viele Beschäftigte können ihre Aufgaben nicht mehr nur im Betrieb erledigen, sondern im Zug, bei Konferenzen – oder eben zu Hause. Doch ist Telearbeit, neudeutsch: Home- office-Lösungen, so effektiv wie gewünscht? Laut einer weltweiten Studie im Auftrag von Thomson Reuters sind 65 Prozent der Befragten der Meinung, Berufstätige, die von zu Hause aus arbeiteten, seien produktiver, weil sie mehr Kontrolle über ihr Arbeitsleben hätten und es flexibler gestalten könnten.
Dennoch befindet sich die Zahl derjenigen, die manchmal oder hauptsächlich zu Hause arbeiten, seit 2008 in Deutschland im Sinkflug. Nach Zahlen des Statistischen Bundesamtes waren es 2012 nur noch 7,7 Prozent. Ein Grund: Telearbeit kann die Karriere bremsen. Wer häufig von der Privatwohnung aus arbeitet, wird bei Beförderungen leichter übergangen als präsente Kolleginnen und Kollegen, wies die Hans-Böckler-Stiftung in einer Studie nach. Was folgt daraus für die Wissenschaft?

Definition
Zur Einordnung des Begriffes: Die sogenannte Telearbeit ist eine Erwerbstätigkeit, die außerhalb der Betriebsstätte des Arbeitgebers erfolgt. Häufig ist die Privatwohnung gleichzeitig auch der Arbeitsplatz, weswegen analog der Begriff des Homeoffice auftaucht. Die alternierende Telearbeit ist ein Modell, bei dem an verschiedenen Orten gearbeitet wird, mal am betrieblichen, mal am häuslichen Arbeitsplatz. Eigentlich geht es also um die Flexibilisierung des Arbeitsortes – diese geht häufig mit einer Flexibilisierung der Arbeitszeit einher.

Chancen
Zu den Vorteilen von Telearbeit gehören die Vereinbarkeit von Familie und Beruf und die somit einfachere Gewinnung von qualifizierten Mitarbeitern. Die Mitarbeitermotivation und -konzentration steigt in der Regel durch das ungestörte eigenverantwortliche Arbeiten. Durch den Wegfall des Arbeitsweges gibt es zwei weitere positive Effekte: zum einen die reine Zeitersparnis, zum anderen, durch den Wegfall von Staus oder überfüllten Bussen und Bahnen, entspanntere und somit mutmaßlich zufriedenere Mitarbeiter. Positive Effekte aus Sicht der Arbeitgeber (Kostenersparnis) und auch umweltfreundliche Auswirkungen (weniger Straßenverkehr) kommen hinzu.

Die zwei Seiten der Medaille: Telearbeit hat jede Menge Vorteile und genauso viele Nachteile

Risiken
Das Arbeitsklima kann sich bei ausgedehnter Arbeit im Homeoffice verschlechtern, weil weniger Zeit gemeinsam im Kollegenkreis verbracht wird. Die Gefahr von Einzelkämpfertum erhöht sich. Die Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Vermittlung „ungeschriebener“ Gesetze wird schwieriger. Synergieeffekte beziehungsweise Überschneidungen zwischen Projekten sind schwerer oder gar nicht erkennbar, Einbußen in der Kreativität möglich. Für Beschäftigte mit Telearbeit gilt: Ein hohes Maß an Selbstkontrolle und Disziplin sind unabdingbar, nicht zuletzt, um die Trennung von Arbeit und Freizeit zu erhalten.

Modell einer Homeoffice-Regelung
Das gemeinnützige Centrum für Hochschulentwicklung (CHE) mit etwa 30 Mitarbeitern nutzt die technischen Möglichkeiten der Telearbeit seit knapp 20 Jahren. Im CHE gilt für die wissenschaftlich arbeitenden Referenten: Drei frei wählbare Tage die Woche sollte im Büro in Gütersloh gearbeitet werden. Wie kann das in einer Organisation funktionieren, in der die Mitarbeiter in unterschiedlichen Projektkontexten in verschiedenen Rollen miteinander arbeiten? Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit?


Checkliste Heimarbeit

Sind die Aufgaben geeignet?
Die Arbeit kommt dann für eine Erledigung im Homeoffice in Betracht, wenn die Leistung derjenigen, die sie erbringen, unabhängig von der körperlichen Anwesenheit der Beschäftigten beurteilt werden kann. Wie viel Anwesenheit im Büro nötig oder sinnvoll ist, sollte von Fall zu Fall beurteilt werden. Auch bei Stellen, bei denen man es eigentlich nicht vermuten würde (z. B. weil viel Kontakt zu Studierenden nötig ist), ist Telearbeit möglich, wenn man sich mit Kollegen darüber verständigt, wer wann Präsenzzeit hat. Im CHE entscheiden Referenten eigenverantwortlich über ihre Präsenzzeiten, natürlich immer unter der Berücksichtigung von Terminen.

Steht die technische Infrastruktur bereit?
Telearbeit braucht eine entsprechende Infrastruktur. Dazu gehören: mobile Arbeitsgeräte (Laptops oder Tablets), Zugriffsmöglichkeiten auf Laufwerke via VPN (Virtual Private Network, das eine sichere Verbindung zu Daten im betriebseigenen Netzwerk ermöglicht) oder das Nutzen von Cloud Computing (IT-Infrastruktur wird nicht lokal, sondern über ein Netzwerk bereitgestellt) sowie eine angemessen schnelle Internetverbindung. Noch vor wenigen Jahren waren diese technischen Möglichkeiten nicht flächendeckend gegeben, sodass etwa im Falle des CHE aufwändige Datenbankabfragen eher vor Ort in Gütersloh erledigt wurden. Mittlerweile ist der Zugriff auf alle relevanten Daten von überall auf der Welt gewährleistet.

Ist die Erreichbarkeit gewährleistet?
Homeoffice-Lösungen sind nur erfolgreich,  wenn keine Kollegen von der Kommunikation abgeschnitten sind, weder bei internen noch bei externen Abfragen. Was via E-Mail kein Problem mehr darstellt, ist dank moderner Voice over IP-Telefonie in Verbindung mit Smartphones nun auch beim Telefonieren realisierbar. Mittels App ist es somit möglich, dass CHE-Mitarbeiter in ihren Wohnungen im Ruhrgebiet, in Köln, Münster oder Berlin unter der Firmendurchwahl mit Gütersloher Vorwahl erreichbar sind und von dieser aus telefonieren können. Dies bedeutet auch eine Kostenersparnis. Kann ein Anruf nicht angenommen werden, erhalten die Mitarbeiter(innen) die Voicemail per E-Mail.

Sind alle Rechtsfragen geklärt?
Ein Bündel an juristischen Regelungen gilt im Falle der Telearbeit, z. B. zu finden im sogenannten Heimarbeitsgesetz. Seien es nun Aspekte des Arbeitsschutzes, der Datensicherheit, der Haftung für die zur Verfügung gestellten  Arbeitsmittel, der Unfallversicherung oder einer nötigen Mitbestimmung von Betriebs- und Personalräten bei der Einrichtung von Homeoffice-Arbeitsplätzen (mit Hilfe von Betriebs- oder Dienstvereinbarungen) – diese und weitere Themen sind im Vorfeld zu klären, nicht erst, wenn sich die Praxis etabliert hat. Im CHE sind entsprechende Regelungen etwa in Arbeitsverträgen und/oder der Betriebsordnung zu finden.

Ist der persönliche Austausch gewahrt?
Ein ganz wichtiger Punkt ist die Möglichkeit zur Interaktion. So gibt es im CHE projektbezogene und allgemeine regelmäßig stattfindende Meetings, bei denen eine Anwesenheit für alle Mitarbeiter bestimmter Projekte vorgesehen ist. Solche festen Termine fördern nicht nur den inhaltlichen Austausch, sondern auch das Betriebsklima und erleichtern neuen Mitarbeitern, ihre Rolle in einem Team zu finden. Neben festen gemeinsamen Terminen sind auch „festgelegte Anwesenheitstage“ eine Möglichkeit, dies zu gewährleisten.

Das große Geheimnis der Telearbeit: keine Geheimnisse in der Planung und Organisation

Sind die Regeln transparent?
Bevor ein Mitarbeiter seine Arbeit im Homeoffice antritt, sollten Fragen wie diese eindeutig geklärt sein: Wie viele Tage die Woche besteht Anwesenheitspflicht im betrieblichen Büro? Gibt es Kernarbeitszeiten, zu denen man im Homeoffice erreichbar sein muss? Hier hilft, wie im Falle des CHE, eine schriftlich und klar fixierte Regelung innerhalb der Betriebsordnung. Auch Pflichten, wie etwa das Eintragen der An-/Abwesenheit in einem intern zugänglichen Kalender sollten obligatorisch sein, denn nur so wird transparent, wann man welchen Kollegen persönlich antrifft.

Gibt es Mentoren für neue Teammitglieder?
Gerade in Organisationen mit einer ausgeprägten Homeoffice-Kultur kann es für neue Mitarbeiter schwieriger sein, einen Zugang in das Team zu bekommen: Mentoren sollten für eine klar definierte Zeit für neue Mitarbeiter verantwortlich sein. Dass die neuen Kollegen in ihrer Anfangszeit selbst nur in Ausnahmefällen im Homeoffice sind, hat sich auch bewährt, um ihnen einen gelungenen Start in der Organisation zu erleichtern.

Welche Leistungsparameter gelten?
Im Zentrum bei der Etablierung der Homeoffice-Praxis im CHE stand und steht die Überzeugung, dass körperliche Präsenz kein Leistungsparameter ist, sondern der erarbeitete Output. Diese ergebnisorientierte Führungsphilosophie ist ein Erfolgsfaktor für eine akzeptierte und erfolgreiche Telearbeit. Die Geschäftsführung muss den Gedanken der Ergebnisorientierung verinnerlichen und ihn intern vermitteln, damit alle Mitarbeiter, auch jene, die keine Telearbeit machen, den Grundsatz mittragen. Um das Einführen einer solchen Arbeitsplatz-(und im Falle des CHE auch Arbeitszeit-)Flexibilität zu erleichtern, ist es wichtig zu betonen, dass es sich bei der Möglichkeit des Homeoffice um ein Angebot handelt, keinesfalls um eine Pflicht. Auch Feedbackgespräche nach Einführung der Homeoffice-Regelung nach einer festgelegten Zeit sind wichtig für beide Seiten.

Ist das Vertrauen beim Arbeitgeber vorhanden?
Nur mit Vertrauen kann eine solche Ergebnisorientierung gelingen. Mitarbeiter, die häufig von der Möglichkeit eines Homeoffice Gebrauch machen, stehen grundsätzlich in der Gefahr, wichtige Aspekte nicht mitzubekommen. Eine Flexibilisierung der Arbeitszeit und größtmögliche Transparenz über Zeiten, in denen nicht gearbeitet wird (wie etwa zu Arztterminen) können im täglichen Alltag helfen, den Verdacht zu verhindern, dass Heimarbeiter eventuell doch weniger arbeiten (und somit weniger Output vorweisen können) als ihre im Büro anwesenden Kollegen. Im CHE hat die Erfahrung mit Telearbeit gezeigt, dass Vertrauen eben die Lücke schließen kann, die die fehlende soziale Kontrolle zumindest gefühlt hinterlassen kann.

Besitzen die Beschäftigten die nötige Disziplin?
Ständige Erreichbarkeit via Smartphone, flexible Arbeitszeiten – die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwinden für Personen im Homeoffice ganz besonders. Selbstdisziplin ist hier der Schlüssel: Die Erfahrungen der CHE-Mitarbeiter zeigen, wie wichtig es ist, sich bei der Arbeit zu Hause an feste Regeln zu halten. Dazu gehören feste Arbeitszeiten und -plätze in der Wohnung, am besten an einem eigens dafür genutzten Schreibtisch, explizite Pausen und das Wegräumen der Arbeitsmittel nach getaner Arbeit. Daneben gibt es unzählige individuelle Lösungen, um dem flexibel zu gestaltenden Tag eine Struktur zu geben und an dessen Ende einen Feierabend genießen zu können, etwa durch das Tragen von „Bürokleidung“. Essenziell ist ebenfalls ein gewisses Maß an Selbstorganisation: Welche Unterlagen muss ich jetzt mitnehmen, um sie im Homeoffice zur Verfügung zu haben? Welcher Termin steht an meinem ersten Tag im betrieblichen Büro an, was muss dafür im Vorfeld vorbereitet werden?

Eine Schlüsselerfahrung des CHE ist, dass bestehende Regelungen an neue technische Möglichkeiten und Arbeitsanforderungen angepasst werden. Telearbeit ist ein Prozess, der immer wieder neu und intensiv begleitet werden muss, um ein Erfolgsmodell zu werden beziehungsweise zu bleiben.

Telearbeit

Download - Weltweite Umfrage zur Telearbeit:
http://www.ipsos.de/publikationen-und-presse/pressemitteilungen/2012/jeder-zweite-deutsche-wuerde-von-zu-hause-aus-arbeiten-wenn-er-duerfte

Wichtig - Rechte und Pflichten von Arbeitnehmern finden sich im Heimarbeitsgesetz:
http://www.gesetze-im-internet.de/hag/

Fazit - Wie in allen anderen Branchen auch ist die Organisation von erfolgreicher Telearbeit im Wissenschaftsmanagement sehr wohl möglich – sie erfordert aber ein hohes Maß an Disziplin von den Beschäftigten.

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