Wie häufig werden Büroarbeitsplätze an der HTW Berlin tatsächlich genutzt – und wenn, durch wen? Die Ergebnisse einer aktuellen Befragung mit anschließendem Workshop zeigen: Feste Arbeitsplätze bleiben an mehr als zwei Wochentagen ungenutzt. Die Auswertungen liefern differenzierte Einblicke in Präsenzmuster und weisen unter anderem deutliche Unterschiede zwischen den Beschäftigtengruppen auf. Zudem bestätigen sie die vorhandenen Potenziale für flexible Arbeitsplatzmodelle, die zu einer nachhaltigeren Flächennutzung beitragen können.

Von Juni bis August 2024 wurden Mitarbeitende der Hochschule für Technik und Wirtschaft (HTW) Berlin zur Nutzung ihrer Büroarbeitsplätze und zu Anforderungen an ihre Arbeitsumgebung befragt. Ziel war es, eine fundierte Datengrundlage zur aktuellen Präsenzkultur zu schaffen und zu ermitteln, ob Unterschiede zwischen den Beschäftigtengruppen – Professorinnen und Professoren, wissenschaftlichen Mitarbeitenden sowie Mitarbeitenden aus Technik, Verwaltung und Service – bestehen. Die Online-Befragung wurde im Rahmen der Projekte „WaNdel!⁴ – Wissen für angewandte Nachhaltigkeit an deutschen Hochschulen und NaWiHo – Nachhaltigkeitswirkungen von Homeoffice-Modellen“ durchgeführt. Insgesamt nahmen 291 Personen teil.

Die Ergebnisse zeigen: Die Büroanwesenheit der Mitarbeitenden liegt unter ∅ 3 Tagen pro Woche. Dabei zeigen sich deutliche Unterschiede zwischen den Beschäftigtengruppen (vgl. Abb. 1): Professorinnen und Professoren sind im Semester ∅ 3,2 Tage/Woche anwesend, in der vorlesungsfreien Zeit jedoch nur ∅ 1,3 Tage. Wissenschaftliche Mitarbeitende sind ∅ 2,7 Tage im Semester und ∅ 1,9 Tage in der vorlesungsfreien Zeit vor Ort. Mitarbeitende in Technik, Service und Verwaltung weisen mit ∅ 2,8 bzw. ∅ 2,6 Tagen/Woche eine relativ konstante Anwesenheit auf, unabhängig von der Semesterphase. Dabei wird ersichtlich, dass insbesondere in der vorlesungsfreien Zeit Professorinnen und Professoren sowie wissenschaftliche Mitarbeitende deutlich seltener vor Ort arbeiten.

Abb. 1: Anwesenheit (Tage/Woche) der Mitarbeitenden am Büroarbeitsplatz der HTW Berlin. Ergebnisse aus einer Online-Befragung 2024.

Auch die Verweildauer am Büroarbeitsplatz unterscheidet sich zwischen den Beschäftigtengruppen (vgl. Abb. 2): Professorinnen und Professoren nutzen ihren Büroarbeitsplatz mit ∅ 3,8 h/Tag im Semester und ∅ 4,4 h/Tag in der vorlesungsfreien Zeit am wenigsten. Wissenschaftliche Mitarbeitende nutzen ihn ∅ 6,1 h/Tag im Semester bzw. ∅ 6,2 h/Tag in der vorlesungsfreien Zeit, während Mitarbeitende in Service, Technik und Verwaltung ihre Büroarbeitsplätze mit ∅ 7,2 h/Tag bzw. ∅ 7,1 h/Tag – unabhängig von der Semesterphase – am längsten nutzen.

Mit ihrer aktuellen Anwesenheit zeigen sich die Mitarbeitenden grundsätzlich zufrieden: Der Mittelwert liegt bei Ø 2,7 auf einer Skala von 1 („Ich wäre gern seltener an der HTW“) bis 5 („Ich wäre gern häufiger an der HTW“). Ein starker Wunsch nach mehr Präsenz ist damit nicht erkennbar.

Die Organisation der Büroflächen an der HTW Berlin setzt auf personalisierte Arbeitsplätze: 97 Prozent der Befragten verfügen über einen eigenen, fest zugewiesenen Schreibtisch, 81 Prozent arbeiten in Einzel- oder Zweierbüros. Desk-Sharing findet kaum statt: Der Mittel-wert liegt bei ∅ 1,9 auf einer Skala von 1 („nie“) bis 5 („immer“). Ein Großteil der Büroflächen bleibt somit regelmäßig ungenutzt.

Vor diesem Hintergrund gewinnt die Idee flexibler Büronutzungsmodelle als Bestandteil einer nachhaltigen Flächennutzung an Bedeutung. Ziel solcher Modelle ist es, vorhandene Flächen bedarfsgerecht zu gestalten, Leerstand zu reduzieren und Ressourcen effizienter zu nutzen, ohne dabei die Arbeitsqualität zu beeinträchtigen.

Im Rahmen der Befragung wurden auch individuelle Arbeitsplatzanforderungen erhoben: Eine gute technische Ausstattung (91 %), eine ruhige Arbeitsumgebung (91 %), ungestörte Besprechungsmöglichkeiten (89 %) und der fachliche Austausch mit Kolleginnen und Kollegen (81 %) zählen zu den wichtigsten Faktoren. Weniger relevant ist hingegen die Möglichkeit zur persönlichen Gestaltung des Arbeitsplatzes (43 %). Der große Wunsch nach Individualisierung – häufig als Argument gegen flexible Arbeitsplatzmodelle genannt – wird durch die Ergebnisse widerlegt.

Die Mehrheit der Befragten befürwortet zudem eine nachhaltige Flächennutzung: Mit einem Mittelwert von ∅ 4,4 auf einer Skala von 1 („stimme gar nicht zu“) bis 5 („stimme voll zu“) unterstützen sie die Aussage, dass die HTW Berlin künftig verstärkt auf nachhaltige Flächennutzung setzen soll. Zwei Drittel (66 %) zeigen sich offen für flexible Arbeitsplatzmodelle und würden auf einen festen Arbeitsplatz verzichten – 22 % grundsätzlich und 44 % unter der Voraussetzung einer bedarfsgerechten Gestaltung. Wissenschaftliche Mitarbeitende sowie Mitarbeitende in Technik, Service und Verwaltung sind dabei tendenziell offener, während 44 % der Professorinnen und Professoren flexible Arbeitsplatzmodelle klar ablehnen (vgl. Abb. 3)

Abb. 3: Bereitschaft der Mitarbeitenden bzgl. der Nutzung flexibler Arbeitsplätze an der HTW Berlin. Ergebnisse aus einer Online-Befragung 2024.

Zur qualitativen Vertiefung der Befragungsergebnisse fand im März 2025 ein hochschulweiter Workshop statt. Dabei wurden – differenziert nach den Bedarfen der einzelnen Beschäftigtengruppen – erste Lösungsansätze für flexible Büronutzungsmodelle gesammelt. Neben externen Good-Practice-Beispielen anderer Hochschulen wurden auch interne Ansätze sichtbar: Einige Abteilungen und Mitarbeitende der HTW setzen bereits nachhaltige und flexible Büronutzungskonzepte um. Zugleich zeigte sich, dass die Anforderungen und Bedürfnisse sowohl zwischen den Beschäftigtengruppen als auch innerhalb dieser – je nach Rolle, Position, Tätigkeit und persönlichen Präferenzen – variieren. Die Diskussionsergebnisse wurden systematisch dokumentiert und ausgewertet. Besonders die identifizierten internen Good-Practice-Beispiele flexibler Büronutzungsmodelle bieten Potenzial für eine Übertragung auf weitere Abteilungen und bilden eine zentrale Grundlage für den weiteren Projektverlauf.

Die Befragung liefert eine differenzierte Bestandsaufnahme zur Büronutzung an der HTW Berlin und macht strukturellen Leerstand sichtbar. In Kombination mit der überwiegend positiven Haltung zu flexiblen Arbeitsplatzmodellen ergibt sich ein klarer Handlungsauftrag: Hochschulen wie die HTW Berlin sind gefordert, im Rahmen von Pilotprojekten flexible Nutzungskonzepte zu erproben und anschließend flächendeckend umzusetzen. Ziel ist eine bedarfsgerechte und suffiziente Nutzung der bestehenden Büroflächen, die sowohl den unterschiedlichen Anforderungen der Beschäftigtengruppen gerecht wird als auch der Mehrheit der Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Arbeitsplätze flexibel zu nutzen. Anstelle isolierter Einzelbüros sollen vor Ort gemeinsam nutzbare Arbeitsumgebungen entstehen, die kollegialen Austausch und neue Formen der Zusammenarbeit fördern. Gleichzeitig lassen sich so zusätzliche Neubauten vermeiden, Leerflächen reduzieren und Bewirtschaftungskosten senken. Voraussetzung dafür ist ein verantwortungsvoller Umgang mit räumlichen, personellen und ökonomischen Ressourcen – im Sinne einer nachhaltigen Hochschulentwicklung.