Personalentwicklung Auslandshospitationen für Verwaltungspersonal

Mindestens ein längerer Auslandsaufenthalt zu Studien- und Forschungszwecken im Laufe ihrer Karriere zählt für Wissenschaftler zum Standard. Die Leibniz-Gemeinschaft bietet auch ihren Leitungs- und Führungskräften aus der Verwaltung Auslandshospitationen an.

von Dr. Almuth Wietholtz-Eisert und Miguel Haubrich Seco

In der Leibniz-Gemeinschaft herrscht die Überzeugung, dass Auslandserfahrungen auch für wissenschaftsadministratives Personal von Bedeutung sein können: Oft spielen weiche Faktoren wie die vielbeschworene „Willkommenskultur“ an einer Forschungsinstitution eine erhebliche Rolle bei der Entscheidung eines internationalen Wissenschaftlers für oder gegen den Antritt einer neuen Stelle, für oder gegen eine Vertragsverlängerung. Doch nicht nur das – auch die Kolleginnen und Kollegen zu Hause profitieren davon, wenn das administrative Streben nach Verfahrenssicherheit von einer „Kultur des Ermöglichens“ getragen wird, die ein Gespür für die Besonderheiten und Widrigkeiten internationaler Kooperationsabkommen, für arbeitsvertragliche Herausforderungen oder auch für komplizierte Dienstreiseabrechnungen an den Tag legt. Kurz: Der – ebenfalls vielbeschworene – Wettbewerb um die klügsten Köpfe kann auf der Ebene der Administration positiv beeinflusst werden.

Vor diesem Hintergrund hat die Leibniz-Gemeinschaft in Kooperation mit dem Auswärtigen Amt im Jahr 2013 ein Entsendeprogramm für leitende Wissenschaftsadministratoren ini­tiiert und dieses nach einer zweijährigen Pilotphase und einer positiven Evaluation verlängert und erweitert.

Hospitation bedeutet bewusste Investition in den Ausbau des internationalen Netzwerkes

Das Leibniz-AA-Hospitationsprogramm

Über das „Wissenschaftshospitationsprogramm der Leibniz-Gemeinschaft und des Auswärtigen Amtes“ können Leitungs- und Führungspersonen aus den administrativen Bereichen der Leibniz-Institute an einer deutschen Auslandsvertretung hospitieren – für einen Zeitraum von bis zu sechs Monaten. Ob an der Deutschen Botschaft in Brasília, am Generalkonsulat in San Francisco oder an der Ständigen Vertretung der Bundesrepublik Deutschland bei der UNESCO in Paris: Die Leibniz-Hospitantinnen und -Hospitanten bringen ihre spezifischen Kenntnisse und Erfahrungen aus Forschungsmanagement und -unterstützung in die Arbeit der deutschen Vertretungen ein und erhalten im Gegenzug Einblicke in den Arbeitsalltag des jeweiligen Standortes. Dort werden sie bei der Planung und Durchführung vornehmlich von Projekten mit Wissenschaftsbezug eingesetzt und wirken bei wissenschaftspolitischen Veranstaltungen mit. Ausdrücklich werden sie ermutigt, die Möglichkeiten der internationalen Vernetzung mit Akteuren aus Forschung, Forschungspolitik und -administration, aber auch mit der Wirtschaft vor Ort intensiv zu nutzen. Die Leibniz-Gemeinschaft bezuschusst die Aufenthalte aus Mitteln ihres Strategiefonds und betreut die Hospitantinnen und Hospitanten. Diese werden darüber hinaus weiterhin von ihren Instituten finanziert. Eine Hospitation bedeutet damit für das entsendende Leibniz-Institut eine bewusste Investition in den Ausbau seines internationalen Netzwerks und in die Erfahrungen der entsandten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Der gegenseitige Nutzen

Welchen Nutzen versprechen sich die Heimat­institute, welchen die Leibniz-Gemeinschaft als Ganze von den Aufenthalten und Einsätzen? Was tragen die Leibniz-Hospitanten zur täglichen Arbeit der Auslandsvertretungen bei? Und nicht zuletzt: Warum lassen sich leitende Wissenschaftsadministratoren, die ihre Studienzeit meist schon eine Weile hinter sich gelassen haben, ihrerseits auf eine mehrmonatige Unterbrechung ihrer Arbeit und einen so voraussetzungsvollen Auslandsaufenthalt ein?

So profitiert die Leibniz-Gemeinschaft

Die Mitgliedsinstitute der Leibniz-Gemeinschaft sind international bereits weit vernetzt und weltweit tätig. Doch eine Zeit lang eine eigene, stets gut erreichbare Kontaktperson vor Ort in der Welt zu wissen, bietet den Leibniz-Instituten die Möglichkeit, gerade in dynamischen, nicht immer transparenten Wissenschaftsregionen am Puls der Zeit zu sein: Wo tut sich was in der indischen Raumfahrtindustrie? Welche Forschungszentren entstehen zukünftig in der Großregion Beijing? Welche gesundheitspolitischen Themen diskutiert man derzeit an der Weltgesundheitsorganisation (WHO) in Genf?

Im Idealfall helfen die Leibniz-Hospitanten ihren Instituten bisweilen sogar dabei, Kooperationsprojekte anzuschieben oder fungieren als Mittler, wenn es einmal knirscht. So nutzen die meisten Leibniz-Hospitanten ihre Aufenthalte, um in wichtigen Wissenschaftsregionen gezielt Netzwerke für ihre Institute aufzubauen. An bestimmten Standorten sind die Hospitanten vor allem Kontaktpersonen für einen einfachen und direkten Zugang potenzieller Bewerber oder Kooperationspartner. Damit dienen die Hospitanten sowohl der Leibniz-Gemeinschaft wie auch dem gesamten Wissenschaftssystem als Brückenbauer. Immerhin ist die deutsche Wissenschaftslandschaft einschließlich ihrer vielgestaltigen Forschungs-, Förder- und Mittlerorganisationen schon für viele hierzulande nicht auf Anhieb zu durchschauen.

Da kann ein wenig Erläuterung von einem Insider manches Mal nicht schaden: Die Leibniz-Gemeinschaft verbindet 91 selbstständige Forschungseinrichtungen, die sowohl Natur­, Ingenieur­ und Umweltwissenschaften als auch Wirtschafts-, Raum­ und Sozialwissenschaften bis zu den Geisteswissenschaften umfassen. Leibniz-Einrichtungen widmen sich über Fächergrenzen hinweg den großen Herausforderungen der Zeit, die sie in ihrer Komplexität aus allen Blickwinkeln beleuchten und durchdringen. Neben den einzelnen Instituten, die für sich eine große internationale Reputation und Bekanntheit genießen, spielen daher Kooperationen mit mehreren Instituten und den Universitäten auch international eine zunehmende Rolle. Daher wirkt die Präsenz der Leibniz-Hospitanten dezidiert daran mit, die Leibniz-Gemeinschaft auch im Ausland mit kooperativer Forschung, wissenschaftlicher Qualität und vielfältigen Möglichkeiten der Zusammenarbeit zu verbinden.

Nutzen für Einrichtungen des Auswärtigen Amtes

Die Standorte des Auswärtigen Amtes profitieren ihrerseits von den inhaltlichen, administrativen und organisatorischen Erfahrungen der Leibniz-Hospitanten und binden sie in ihren Arbeitsalltag ein, wo immer es möglich und sinnvoll ist. So beraten die Leibniz-Hospitanten die Mitarbeiter des Auswärtigen Amts bei der Durchführung von Veranstaltungen mit wissenschaftlichem Bezug und verschaffen beispielsweise den Kultur­ und Wissenschaftsreferenten an den Botschaften aktuelle Einblicke in die Entwicklungen in der deutschen Forschungslandschaft.

Insbesondere an deutschen Vertretungen bei internationalen Organisationen konnten Leibniz-Hospitantinnen zudem ihre Fachkenntnisse und Kontakte aus der Arbeit an Instituten, die sich beispielsweise dem Erhalt des kulturellen Erbes oder der Gesundheitsforschung widmen, in die Vorbereitung von Gremiensitzungen einfließen lassen und so die Expertise an den Vertretungen ergänzen.

Ein Auslandsaufenthalt sensibilisiert für die eigene Willkommenskultur

Das hat der Leibniz-Hospitant davon

Im Rahmen der Evaluierung des Programms berichteten alle Leibniz-Hospitanten übereinstimmend, dass sie durch ihren Aufenthalt und ihre – beabsichtigte – zeitweilige „kulturelle Verunsicherung“ für die Bedeutung einer Willkommenskultur gegenüber internationalen Forschenden an ihrer jeweiligen Heimatinstitution sensibilisiert worden seien. Mit größerem Verständnis und persönlichem Einsatz würden sie sich nunmehr den Belangen ihrer internationalen Forscherinnen und Forscher widmen – und fühlten sich dafür in der Tat besser gerüstet.

Die zentrale Stellung der Wissenschaftsadministratoren in ihren Instituten trägt dazu bei, diese Erfahrungen auch in die institutionelle Weiterentwicklung ihrer Einrichtungen zu transportieren und somit nachhaltig zu wirken. Auch berichten die Leibniz-Hospitanten, dass mit den Einsätzen eine tiefergehende Beschäftigung mit internationalen Kooperationsprojekten der Leibniz-Institute einhergehe – über Instituts­ und Sektionsgrenzen hinweg.

Daraus resultiere bei allen ein größeres Verständnis für die gemeinsame Darstellung und Zusammenarbeit unter der Marke Leibniz, einschließlich der gemeinsamen Internationalisierungsaktivitäten und des Forschungsmarketings. Auch die Außendarstellung und das äußere Erscheinungsbild ihrer eigenen Institute spielen für die Hospitanten nach ihrer Rückkehr eine weitaus größere Rolle als zuvor. In einzelnen Fällen entwickeln die entsendenden Institute aus den Erfahrungen der Hospitationen heraus Strategien zur gezielten Ansprache von strategisch bedeutsamen Wissenschaftsregionen.

Über die positive Wirkung auf die eigene Arbeitsmotivation herrscht Einigkeit bei allen Hospitanten. Auch besondere Eigenschaften des deutschen Wissenschaftssystems wüssten sie nun mehr zu schätzen als vorher.

Die Vorbereitung

Bereits die organisatorischen Herausforderungen im Vorfeld – Visum, Unterkunft und arbeitsrechtliche Angelegenheiten – sowie die ausgiebige, selbst zu leistende Vorbereitung auf die Hospitation einschließlich Sprachkursen, vorbereitender Lektüre und der Beschäftigung mit der Wissenschaftslandschaft im Zielland, tragen dazu bei, die Leibniz-Hospitanten und ­Hospitantinnen auch für die Situation zukünftiger „incoming researchers“ zu sensibilisieren. 

Nach der Rückkehr

Besonders wichtig seien die neuen persönlichen Kontakte und selbstredend ihre Pflege nach der Rückkehr der Hospitanten. In der dezentral koordinierten, in Sektionen und Verbünden organisierten Leibniz-Gemeinschaft sind alle Mitglieder dazu ermutigt, sich an die Leibniz-Hospitanten zu wenden und von ihrer neu gewonnenen Expertise zu profitieren.

Umgekehrt stehen die Hospitanten und ihre großen wissenschaftlichen Netzwerke in der Leibniz-Gemeinschaft den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der deutschen Auslandsvertretungen zur Verfügung, wann immer diese einmal schnell und unkompliziert Informationen benötigen.

Die Autoren

       

Dr. Almuth Wietholtz-Eisert und Miguel Haubrich Seco arbeiten bei der Leibniz-Gemeinschaft im Präsidialstab als Referenten für Internationales.

Kontakt:
wietholtz@leibniz-gemeinschaft.de
haubrich@leibniz-gemeinschaft.de
 


INFOKASTEN

Fazit

In Kooperation mit dem Auswärtigen Amt (AA) sendet die Leibniz-Gemeinschaft Leitungs- und Führungspersonen aus den administrativen Bereichen der Leibniz-Institute bis zu sechs Monate an eine deutsche Auslandsvertretung.
 

  • Der Aufenthalt im Ausland bietet für alle Beteiligten Vorteile:
  • Der Hospitant wird für das Leben im Ausland sensibilisiert. Dies verbessert die Willkommenskultur am heimischen Institut.
  • Die Leibniz-Gemeinschaft erweitert dadurch ihr internationales Netzwerk.
  • Die Einrichtungen des Auswärtigen Amtes profitieren von den inhaltlichen, administrativen und organisatorischen Erfahrungen der Leibniz-Hospitanten.

URL:
http://www.duz.de//duz-magazin/2017/01/auslandshospitationen-fuer-verwaltungspersonal/411

Copyright:
duz - deutsche Universitätszeitung / Dr. Josef Raabe Fachverlag für Wissenschaftsinformation

Quelle:
duz Magazin 01/17

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